Zásady ochrany osobních údajů

TopLeader s.r.o.
Datum účinnosti: 17. července 2026

 

Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost TopLeader s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti s webovými stránkami a platformou TopLeader, programy rozvoje lídrů a talentů, volitelnými službami expertů, integracemi, žádostmi o ukázku a rezervacemi schůzek, přihláškami do sítě expertů a související podporou.

​

1. Kdo jsme

TopLeader s.r.o. („TopLeader“, „my“, „nás“ nebo „naše“) je česká společnost s ručením omezeným, IČO 19930003, DIČ CZ19930003, se sídlem Kolodějská 82, 250 84 Sibřina, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 394024.

Kontakt pro otázky ochrany soukromí: info@topleader.io.

Úřad pro ochranu osobních údajů je naším hlavním dozorovým úřadem pro zpracování, při kterém TopLeader vystupuje jako správce.

​

1.1 Rozsah

Tyto zásady se vztahují na:

• naše veřejné webové stránky na adrese topleader.io a související stránky;

• platformu TopLeader na adrese topleaderplatform.io a související aplikace;

• žádosti o ukázku, rezervace schůzek, obchodní a zákaznickou komunikaci;

• přihlášky do sítě expertů a její správu;

• podporu, zabezpečení, fakturaci a administraci služeb;

• volitelné integrace s Google Kalendářem a Google Meet; a

• doporučení podporovaná umělou inteligencí dostupná v rámci platformy.

​

1.2 Kdy je TopLeader správcem a kdy zpracovatelem

TopLeader vystupuje jako samostatný správce osobních údajů, pokud určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů pro vlastní potřeby. Patří sem zejména provoz webových stránek, obchodní činnost, řízení vztahů se zákazníky, přihlášky expertů, správa účtů, fakturace, zabezpečení, plnění právních povinností, provozní komunikace a marketing založený na souhlasu.

U osobních údajů, které zákazník nahraje, vytvoří nebo nám dá pokyn zpracovávat prostřednictvím platformy pro účely svého programu rozvoje lídrů nebo talentů („Údaje zákaznického programu“), vystupuje zákazník zpravidla jako správce a TopLeader jako zpracovatel podle příslušné Smlouvy o zpracování osobních údajů („DPA“).

Zákazník odpovídá za to, že účastníkům a dalším subjektům údajů poskytne zákonem požadované informace a určí odpovídající právní základ zpracování.

U omezeného zpracování, které TopLeader provádí pro účely vlastního zabezpečení, prevence podvodů, fakturace, plnění právních povinností nebo ochrany právních nároků, může TopLeader vystupovat jako samostatný správce i v případě, že údaje pocházejí ze vztahu se zákazníkem.

Role externího kouče, mentora, lektora nebo facilitátora z hlediska ochrany osobních údajů závisí na konkrétním způsobu zapojení a je upravena v příslušné smlouvě. Expert může vystupovat jako samostatný správce svých nezávislých profesních záznamů nebo jako pověřená osoba či další zpracovatel, pokud údaje zpracovává výhradně podle pokynů zákazníka.

​

2. Osobní údaje, které zpracováváme

2.1 Návštěvníci webu a potenciální zákazníci

Můžeme zpracovávat:

• jméno, pracovní kontaktní údaje, společnost, pracovní pozici a zemi;

• informace odeslané prostřednictvím formuláře pro ukázku, kontakt nebo rezervaci;

• komunikaci, poznámky ze schůzek a historii následné komunikace;

• marketingové preference a záznamy o udělených souhlasech;

• IP adresu, prohlížeč, zařízení, přibližnou polohu, zdroj návštěvy a údaje o interakci s webem; a

• identifikátory cookies a analytické nebo konverzní údaje, pokud je jejich zpracování povoleno.

​

2.2 Kontaktní osoby zákazníků a uživatelé platformy

Můžeme zpracovávat:

• identifikační a pracovní kontaktní údaje;

• organizaci, roli, oprávnění, přihlašovací údaje a události související s autentizací;

• smlouvy, objednávky, fakturaci, platby a záznamy podpory;

• přiřazení k programu, skupinu účastníků, jazyk, časové pásmo a dostupnost;

• cíle programu, rozvojové oblasti, milníky, týdenní úkoly a stav pokroku;

• výsledky hodnocení, diagnostiky nebo 360stupňové zpětné vazby, pokud jsou součástí programu zákazníka;

• vzdělávací aktivitu, doporučené a zobrazené články nebo videa, reflexe a zpětnou vazbu;

• metadata o plánování sezení, účasti, zrušení a využití;

• soukromé zprávy nebo obsah zadaný do platformy, pokud je příslušná funkce využívána;

• údaje určené pro reporting administrátorům a garantům programu;

• technické záznamy, auditní záznamy a údaje o používání.

​

2.3 Uchazeči o členství v síti expertů a experti

Můžeme zpracovávat:

• jméno, profesní kontaktní údaje, místo působení, časové pásmo a jazyky;

• profil na LinkedInu nebo jiný profesní profil, životopis či biografii, pokud byly poskytnuty;

• profesní role, zkušenosti, oblasti zaměření, kvalifikace a certifikace;

• odpovědi v přihlášce, poznámky z rozhovorů a informace z ověřování profilu;

• dostupnost, sazby, smluvní a platební informace;

• obsah profilu experta a údaje pro jeho propojení s programy;

• záznamy o výkonu, kvalitě, podpoře a incidentech souvisejících se zapojením.

​

2.4 Údaje z integrací Google Kalendáře a Google Meet

Expert se může rozhodnout propojit svůj účet Google, aby TopLeader mohl synchronizovat jeho dostupnost a vytvářet nebo aktualizovat události sezení a odkazy na Google Meet.

V závislosti na udělených oprávněních můžeme zpracovávat:

• identifikátor připojeného účtu Google a kalendáře;

• přístupové a obnovovací tokeny OAuth;

• informace o dostupnosti nebo obsazenosti;

• začátek a konec události, časové pásmo, název sezení, e-mailové adresy účastníků a stav události;

• přístupové údaje ke schůzce Google Meet vytvořené pro sezení;

• technické záznamy potřebné pro provoz a řešení problémů integrace.

TopLeader vyžaduje a používá uživatelská data Google pouze pro uživatelské funkce kalendáře a schůzek popsané výše.

Uživatelská data Google nepoužíváme pro reklamu, profilování nesouvisející s integrací ani pro trénování modelů umělé inteligence.

Uživatel může integraci odpojit v TopLeaderu nebo odebrat oprávnění prostřednictvím svého účtu Google. Po odpojení přístupové tokeny OAuth bez zbytečného odkladu odstraníme nebo zneplatníme, s výhradou omezených technických cyklů záloh a právních povinností.

Používání a přenos informací získaných z Google API společností TopLeader je v souladu se Zásadami uživatelských dat Google API Services, včetně požadavků Limited Use.

​

2.5 Údaje získané z jiných zdrojů

Osobní údaje můžeme získat od zákazníka, který program zajišťuje, od jiného oprávněného uživatele, experta, integrace kalendáře nebo identity, partnerské organizace, veřejně dostupného profesního zdroje nebo poskytovatele služby jednajícího naším jménem.

​

2.6 Zvláštní kategorie a vysoce citlivé informace

Služby nejsou navrženy tak, aby vyžadovaly zdravotní údaje, biometrické údaje, politické názory, náboženské přesvědčení, členství v odborech, informace o sexuálním životě nebo jiné zvláštní kategorie osobních údajů.

Uživatelé by takové informace neměli zadávat do otevřených textových polí, reflexí, zpráv ani AI promptů, pokud zákazník takové zpracování výslovně nepovolil, neurčil platný právní základ a nedohodl s TopLeaderem odpovídající ochranná opatření.

Protože rozvoj lídrů může zahrnovat osobní reflexi, může uživatel citlivé informace dobrovolně sdělit. Pokud jsou takové informace součástí Údajů zákaznického programu, TopLeader je zpracovává pouze na základě doložených pokynů zákazníka a v souladu s DPA, nastavením přístupových oprávnění a pravidly důvěrnosti.

​

3. Proč osobní údaje zpracováváme a jaké právní základy používáme

Provoz webu, platformy, účtů a základních funkcí

Právní základ / role:
Plnění smlouvy nebo kroky prováděné na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy; oprávněný zájem na poskytování bezpečné a funkční služby.

​

Reakce na dotazy, žádosti o ukázku a rezervace schůzek

Právní základ / role:
Kroky prováděné před uzavřením smlouvy; oprávněný zájem na B2B obchodní a zákaznické komunikaci.

​

Poskytování zákaznických programů a zpracování Údajů zákaznického programu

Právní základ / role:
TopLeader vystupuje jako zpracovatel; zákazník určuje právní základ a doložené pokyny.

​

Správa vztahů se zákazníky, partnery a experty

Právní základ / role:
Plnění smlouvy; oprávněný zájem na správě vztahů a poskytování služeb.

​

Posouzení přihlášek do sítě expertů

Právní základ / role:
Kroky prováděné na žádost uchazeče před případným uzavřením smlouvy; oprávněný zájem na udržování kvalifikované sítě expertů.

​

Plánování a administrace sezení expertů

Právní základ / role:
Plnění příslušné smlouvy; u Údajů zákaznického programu zpracování podle pokynů zákazníka.

​

Provoz volitelných integrací Google Kalendáře a Google Meet

Právní základ / role:
Poskytování vyžádané integrace; zpracování podle pokynů propojujícího uživatele a případně zákazníka.

​

Zajišťování bezpečnosti, prevence zneužití a vyšetřování incidentů

Právní základ / role:
Oprávněný zájem na ochraně uživatelů, zákazníků, TopLeaderu a Služeb; plnění právních povinností.

​

Fakturace, účetnictví, daně a uchovávání právních záznamů

Právní základ / role:
Plnění smlouvy a plnění právních povinností.

​

Zlepšování Služeb a příprava souhrnných statistik

Právní základ / role:
Oprávněný zájem, pokud možno s použitím minimalizovaných, souhrnných nebo anonymizovaných údajů. Údaje zákaznického programu pouze v rozsahu povoleném smlouvou a DPA.

​

Poskytování volitelné analytiky a měření konverzí

Právní základ / role:
Souhlas, pokud jej vyžadují předpisy o cookies a ochraně osobních údajů.

​

Zasílání newsletterů a marketingových sdělení

Právní základ / role:
Souhlas nebo povolená komunikace se stávajícími zákazníky, pokud to právní předpisy umožňují; vždy s jednoduchou možností odhlášení.

​

Určení, výkon nebo obhajoba právních nároků

Právní základ / role:
Oprávněný zájem a plnění právních povinností.

​

Poskytování doporučení podporovaných umělou inteligencí

Právní základ / role:
Plnění příslušné služby nebo zpracování podle pokynů zákazníka; oprávněný zájem na omezené administraci a bezpečnosti služby.

Pokud se opíráme o oprávněný zájem, posuzujeme nezbytnost zpracování a porovnáváme naše zájmy s právy a rozumnými očekáváními dotčených osob.

​

4. Viditelnost programu a důvěrnost

TopLeader je navržen tak, aby zákazníkům a garantům programu poskytoval přehled o zapojení a pokroku, aniž by byl soukromý rozvojový obsah obecně zpřístupněn.

• Garanti programu a administrátoři mohou vidět údaje nastavené pro jejich roli, například aktivaci účtu, účast, cíle nebo milníky, plnění týdenních úkolů, stav sezení, souhrnnou zpětnou vazbu a další ukazatele na úrovni programu.

• Soukromé reflexe, poznámky z koučování nebo mentoringu, obsah sezení a soukromá komunikace nejsou zahrnuty do reportingu pro garanty programu, pokud je účastník vědomě nesdílí nebo pravidla konkrétního programu jasně nestanoví jinak.

• 360stupňová zpětná vazba a obdobné vstupy mohou být agregovány, anonymizovány nebo podmíněny minimálním počtem odpovědí podle nastavení programu.

• Metadata sezení potřebná pro plánování, administraci, sledování využití a fakturaci mohou být viditelná, i když obsah sezení zůstává důvěrný.

• Pracovníci TopLeaderu mohou získat omezený přístup k údajům, pokud je to nezbytné pro oprávněnou podporu, zabezpečení, reakci na incident, plnění právních povinností nebo administraci služby.

Zákazník odpovídá za odpovídající nastavení rolí a za vysvětlení účastníkům, jaké údaje může zákazník a jeho garanti programu vidět.

​

5. Doporučení podporovaná umělou inteligencí a transparentnost AI

TopLeader používá OpenAI API pro vybrané funkce doporučování.

V současnosti se AI používá k navrhování relevantních rozvojových cílů, článků a videí na základě informací dostupných v rámci programu účastníka.

AI se nepoužívá k autonomnímu rozhodování v oblasti zaměstnání.

​

5.1 Údaje zpracovávané prostřednictvím OpenAI API

Při použití funkce doporučování podporované AI mohou být společnosti OpenAI předány příslušný prompt, kontext programu a omezené informace o uživateli.

Minimalizujeme množství zahrnutých osobních údajů a záměrně neodesíláme soukromý obsah koučovacích nebo mentoringových sezení, pokud to konkrétní funkce a pokyny zákazníka výslovně nevyžadují.

OpenAI ve výchozím nastavení nepoužívá vstupy a výstupy API k trénování svých obecných modelů.

OpenAI může údaje API uchovávat až 30 dní pro účely monitorování zneužití, pokud není použito jiné schválené nastavení uchovávání nebo delší uchování nevyžaduje zákon.

​

5.2 Lidský dohled a pracovněprávní rozhodování

Doporučení vytvořená AI mají podporovat reflexi a orientaci uživatele. Mohou být neúplná, nepřesná nebo nevhodná pro konkrétní situaci a uživatel by je měl posoudit.

TopLeader nepoužívá funkce AI k výhradně automatizovanému rozhodování, které by mělo právní nebo obdobně významné účinky pro jednotlivce.

Služby nejsou navrženy k autonomnímu rozhodování o náboru, povýšení, propuštění, odměňování, hodnocení výkonu ani přístupu k zaměstnání.

Zákazníci ani uživatelé nesmí používat doporučení vytvořená AI, ukazatele zapojení, výsledky hodnocení nebo výstupy platformy jako jediný podklad pro významné pracovněprávní rozhodnutí.

Je vyžadováno odpovídající lidské posouzení, zohlednění kontextu a dodržení příslušných pracovněprávních a datových záruk.

​

5.3 Odpovědné používání

Uživatelé by neměli do polí využívajících AI zadávat nepotřebné důvěrné informace, zvláštní kategorie osobních údajů nebo osobní údaje třetích osob.

Dotazy týkající se používání AI, datových toků nebo ochranných opatření společnosti TopLeader lze zasílat na info@topleader.io.

​

6. Cookies, analytika a měření konverzí

Používáme nezbytné cookies a obdobné technologie k provozu a zabezpečení webu a platformy a k zapamatování základních nastavení.

Tyto technologie nevyžadují souhlas, pokud právní předpisy umožňují jejich použití jako nezbytných.

S vaším souhlasem můžeme používat Google Analytics a měření konverzí Google Ads, abychom porozuměli používání webu a měřili akce, jako je odeslání žádosti o ukázku nebo rezervace termínu.

Google Tag Manager používáme ke správě a nasazování jednotlivých tagů.

Volitelné analytické a reklamní tagy mají zůstat neaktivní, dokud není získán požadovaný souhlas.

V současnosti na veřejném webu nepoužíváme technologii pro nahrávání uživatelských relací. Pokud se to změní, před jejím aktivováním aktualizujeme tyto Zásady i nástroj pro nastavení cookies.

Volitelné cookies můžete přijmout, odmítnout nebo upravit prostřednictvím nástroje pro nastavení cookies.

Aktuální kategorie, poskytovatelé, účely a doby uložení jsou uvedeny v tomto nástroji.

​

7. Jak osobní údaje sdílíme

Osobní údaje sdílíme pouze tehdy, pokud je to nezbytné, a za použití odpovídajících smluvních, bezpečnostních a důvěrnostních opatření.

Údaje můžeme sdílet s:

• administrátory zákazníka, garanty programu a oprávněnými uživateli podle nastavení rolí a struktury programu;

• kouči, mentory, lektory, facilitátory a dalšími experty, pokud je to nezbytné pro příslušný program nebo sezení;

• poskytovateli hostingu, infrastruktury, autentizace, komunikace, CRM, podpory, rezervací, analytiky, reklamy, účetnictví a platebních služeb;

• společností Google u volitelných integrací Kalendáře a Meet aktivovaných uživatelem;

• společností OpenAI u vybraných funkcí doporučování podporovaných AI;

• profesními poradci, auditory a pojistiteli, kteří jsou vázáni povinností důvěrnosti;

• orgány veřejné moci, regulačními orgány, soudy nebo orgány činnými v trestním řízení, pokud je sdělení údajů vyžadováno zákonem nebo nezbytné k ochraně práv a bezpečnosti;

• kupujícím, investorem nebo právním nástupcem v souvislosti se skutečnou korporátní transakcí, za podmínky důvěrnosti a dodržení právních předpisů.

Mezi klíčové současné poskytovatele patří Wix pro veřejný web, Google Cloud Platform pro hosting hlavní platformy, služby Google v případech, kdy jsou aktivovány, Calendly pro rezervace obchodních schůzek a OpenAI pro vybraná doporučení podporovaná AI.

Konkrétní seznam poskytovatelů se může měnit. Aktuální seznam dalších zpracovatelů používaných pro Údaje zákaznického programu je dostupný v DPA nebo společně s ní.

Osobní údaje neprodáváme.

Údaje zákaznického programu ani uživatelská data Google nesdělujeme inzerentům.

​

8. Mezinárodní předávání osobních údajů

Hlavní data platformy TopLeader jsou hostována prostřednictvím Google Cloud Platform v Evropské unii.

Někteří poskytovatelé, včetně OpenAI, Google, Wix, Calendly a některých poskytovatelů podpory nebo komunikace, mohou údaje zpracovávat mimo Evropský hospodářský prostor, Švýcarsko nebo Spojené království.

Pokud jsou osobní údaje předávány do země, která nebyla uznána za zemi poskytující odpovídající úroveň ochrany, používáme schválené mechanismy, například:

• standardní smluvní doložky Evropské komise;

• britský dodatek International Data Transfer Addendum, pokud je relevantní;

• doplňková technická nebo organizační opatření.

​

9. Uchovávání údajů

Žádosti o ukázku, kontaktní a obchodní dotazy

Obvykle až 24 měsíců od poslední významné interakce, pokud není delší doba nezbytná kvůli aktivní obchodní příležitosti, vyjednávání smlouvy nebo právnímu nároku.

​

Smlouvy se zákazníky, objednávky, faktury a účetní záznamy

Po dobu trvání smlouvy a následně po zákonem stanovenou dobu pro účetnictví, daně a promlčení, zpravidla až 10 let.

​

Údaje zákaznického programu

Dostupné po dobu trvání smlouvy a období pro export. Z aktivních systémů budou odstraněny do 90 dnů po ukončení smlouvy a z běžných záloh do 180 dnů, pokud nebyla dohodnuta kratší doba nebo delší uchování nevyžaduje zákon.

​

Přihlášky expertů, kteří nebyli přijati do sítě

Až 24 měsíců od přihlášení, pokud uchazeč nepožádá o dřívější odstranění nebo neodsouhlasí delší uchování.

​

Záznamy schválených expertů

Po dobu trvání vztahu s expertem a následně po příslušné smluvní, daňové, účetní a promlčecí lhůty.

​

Tokeny Google OAuth

Do odpojení integrace, uzavření účtu nebo jiného odebrání oprávnění. Následně budou bez zbytečného odkladu odstraněny nebo zneplatněny, s výhradou omezených cyklů záloh.

​

Metadata sezení a kalendáře

Po dobu trvání programu a příslušných smluvních, fakturačních a promlčecích lhůt. Soukromý obsah kalendáře nesouvisející se sezeními TopLeaderu neuchováváme.

​

Marketingové údaje

Do odvolání souhlasu nebo podání námitky. Omezené údaje mohou být následně uchovány za účelem respektování odhlášení.

​

Bezpečnostní a technické záznamy

Obvykle až 12 měsíců nebo déle, pokud je to nezbytné pro vyšetření incidentu, splnění právní povinnosti nebo uplatnění právního nároku.

​

Cookies a analytické údaje

Podle doby uvedené v nástroji pro nastavení cookies a v konfiguraci příslušného poskytovatele.

​

Vstupy a výstupy OpenAI API

TopLeader uchovává doporučení podle doby uchování příslušného programu. OpenAI může ve výchozím nastavení uchovávat API data až 30 dní pro účely monitorování zneužití.

Údaje můžeme uchovávat déle, pokud to vyžaduje zákon, pokud je to nezbytné k vyřešení sporu nebo k ochraně práv a bezpečnosti TopLeaderu, zákazníka, experta nebo jiné osoby.

Anonymizované údaje, které již neumožňují identifikaci konkrétní osoby, můžeme uchovávat bez časového omezení.

​

10. Zabezpečení

Používáme technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů a rizikům zpracování.

Tato opatření mohou zahrnovat:

• šifrování při přenosu a uložení;

• řízení přístupu podle rolí;

• zásadu minimálních oprávnění;

• protokolování a monitoring;

• zálohování;

• správu zranitelností;

• bezpečný vývoj;

• závazky mlčenlivosti;

• školení v oblasti bezpečnosti;

• postupy reakce na incidenty.

Žádná online služba nemůže zaručit absolutní bezpečnost.

Uživatelé musí chránit své přihlašovací údaje, používat Služby pouze na důvěryhodných zařízeních a bezodkladně nás informovat o podezření na neoprávněný přístup.

​

11. Vaše práva

Za podmínek a s výjimkami stanovenými příslušnými právními předpisy můžete mít právo:

• získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a získat jejich kopii;

• opravit nepřesné nebo neúplné osobní údaje;

• požadovat výmaz osobních údajů;

• požadovat omezení zpracování;

• získat některé údaje v přenositelném formátu;

• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně profilování;

• kdykoli vznést námitku proti přímému marketingu;

• kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování;

• podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Pro uplatnění práv nás kontaktujte na info@topleader.io.

Můžeme požadovat informace nezbytné pro ověření vaší totožnosti a rozsahu žádosti.

Obvykle odpovídáme do jednoho měsíce, s výhradou zákonných možností prodloužení.

Pokud se vaše žádost týká Údajů zákaznického programu, u kterých je správcem váš zaměstnavatel nebo jiný zákazník, obraťte se nejprve na tuto organizaci.

Můžete také kontaktovat TopLeader; žádost předáme nebo poskytneme podporu v souladu s DPA.

Stížnost můžete podat u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Česká republika

nebo u dozorového úřadu v zemi vašeho bydliště či pracoviště.

​

12. Děti

Služby jsou určeny pro obchodní a profesní použití a nejsou zaměřeny na děti.

Prostřednictvím veřejného webu vědomě neshromažďujeme osobní údaje přímo od dětí mladších 16 let.

Zákazník nesmí do programu pozvat nezletilou osobu, pokud takové použití není zákonné, nejsou zavedena odpovídající ochranná opatření a TopLeader toto uspořádání předem písemně neschválil.

​

13. Změny těchto zásad

Tyto Zásady můžeme aktualizovat, abychom zohlednili změny právních předpisů, technologií, poskytovatelů nebo Služeb.

Aktuální verze bude zveřejněna na našem webu s upraveným datem účinnosti.

Pokud změna významně ovlivní způsob zpracování osobních údajů, poskytneme další oznámení, pokud to bude vyžadováno.

​

14. Kontakt

TopLeader s.r.o.
Kolodějská 82
250 84 Sibřina
Česká republika

IČO: 19930003
DIČ: CZ19930003
E-mail: info@topleader.io